Use la facilitación para hacer que las reuniones sean más productivas
La función principal de un facilitador es agregar valor a una sesión o reunión de planificación grupal al mantener al grupo en la tarea y moverse juntos en la misma dirección.
El facilitador también se asegura de que cada miembro del grupo participe en la reunión.
Facilitación grupal
La facilitación de grupos o equipos es provista por empleados internos, o consultores externos, que son expertos en:
- Presentación de contenido e información,
- Diseñar y formular un proceso que ayude a un grupo a alcanzar sus objetivos,
- Proporcionar una estructura apropiada para una reunión , capacitación, sesión de formación de equipos u otro evento de trabajo, para que la misión del grupo se realice en la sesión,
- Promover la responsabilidad compartida del resultado de la reunión, y
- Extrayendo de los participantes las respuestas a las preguntas y soluciones a los problemas.
Facilitación individual
Cuando las personas toman parte en el proceso, generalmente se debe a que dos o más empleados experimentan conflictos , desacuerdos, necesidad de establecer metas mutuas , o existe la necesidad de informar un proyecto, proceso o experiencia. Un facilitador capacitado puede proporcionar la estructura, el contenido y el proceso que necesitan los empleados para llegar a una solución mutuamente satisfactoria para sus problemas.
Características de las personas que brindan facilitación
La facilitación es una habilidad aprendida que resulta más natural para las personas que demuestran características tales como:
- Fuertes habilidades de liderazgo grupal,
- Conocimiento profundo de procesos y estructuras grupales,
- Conocimiento de dinámicas grupales e interpersonales y comprensión de la comunicación verbal y no verbal ,
- La capacidad de presentar creativamente el contenido de capacitación y trabajo en equipo de una manera que aliente la participación de los asistentes a la sesión,
- Empatía por las personas y sus situaciones,
- Potentes habilidades de escucha y comunicación, y
- La capacidad de estructurar intervenciones y eventos grupales para producir los resultados deseados para el grupo.
Bajo el liderazgo de un facilitador capacitado, las reuniones, las sesiones de formación de equipos y las clases de capacitación pueden lograr resultados que no son posibles sin un líder. Esto se debe a que los participantes del equipo en un grupo a menudo carecen de las habilidades, el permiso y el apoyo necesarios para facilitar de manera efectiva sus propios procesos de trabajo.
Evitar conversaciones conflictivas en reuniones
A menudo es difícil tener relaciones laborales efectivas con las personas en el trabajo. Aquí es donde la facilitación es útil. La facilitación eficaz de grupos en reuniones administra la interacción de personas difíciles que mantienen conversaciones en competencia.
Las conversaciones fuera de tema entre dos o más miembros de la reunión pierden tiempo, inhiben el progreso del grupo y limitan las contribuciones de los individuos al equipo en general. Además, las conversaciones en competencia en varios grupos pequeños, incluso cuando están en el tema, priva a los miembros del equipo de las ideas que los miembros del equipo están discutiendo.
Esto finalmente resulta en ideas limitadas producidas en reuniones.
Si usted es el líder de la reunión, un gerente o un miembro del grupo, puede usar las siguientes ideas para reunir al grupo nuevamente cuando los miembros del grupo realicen más de una conversación a la vez.
Manejando Conversaciones Competentes
- Use la comunicación no verbal: mire constantemente a los participantes por un momento. Levanta las cejas mientras miras u saluda a los participantes. Detenga a la persona que tiene la palabra por un minuto mientras los otros participantes se reincorporan al grupo. No tenga miedo de hacer esto; es parte del trabajo de un gerente o jefe de equipo controlar las reuniones.
- Haga una pregunta: llame a uno de los miembros del grupo que participan en la conversación de la competencia. Con un breve resumen de la discusión que ocurre en la reunión como un todo, solicite su opinión. Pídale que comparta sus ideas con el resto de las personas en la reunión .
Diga: "Creo que todos estaríamos interesados en sus opiniones sobre este tema, Kerry". Esto puede ser un poco incómodo para usted, pero tiene dos propósitos: lleva la conversación lateral a la conversación principal y le permite a todos saber que el comportamiento no es permisible.
- Intervenga verbalmente: solicite directamente a los miembros del grupo que participan en la conversación de la competencia que se reincorporen a la discusión de grupo, sin usar el sarcasmo o la ira. Diga: "Me temo que nos estamos perdiendo buenas ideas cuando todos hablan a la vez. Sé que no puedo hacer un seguimiento de todos estos pensamientos". En general, es mejor utilizar esta táctica como un segundo o tercer intento para atraer a la gente. Es directo y muy efectivo, pero puede avergonzar a los miembros del equipo.
- Establezca una señal grupal: la señal grupal les recuerda a los participantes que realicen una discusión a la vez. Una señal que funciona de manera efectiva es hacer un signo de tiempo de espera no verbal seguido de levantar un dedo índice para indicar una reunión. Si existe una buena relación entre los miembros del equipo, una broma también puede ser una herramienta eficaz. Intente algo así como, "Oye, John y Jane, deja de intentar planificar tu toma de control del mundo y vuelve a la reunión".
Una última palabra sobre las conversaciones competitivas en las reuniones
Las personas pasan una buena parte de su semana de trabajo asistiendo a reuniones de negocios. Es su responsabilidad como gerente o líder de reunión asegurarse de que los empleados hagan un buen uso de su tiempo. La administración eficaz de reuniones preserva su tiempo y, al controlar las conversaciones paralelas, puede asegurarse de que la reunión permanezca en el tema y produzca un trabajo de calidad.