Preguntas para hacer para determinar las necesidades de tecnología de información de recursos humanos
Pero, ¿cómo saben HR y otros ejecutivos que están seleccionando la mejor tecnología de información de recursos humanos para administrar todos los detalles y que la solución que seleccionen resistirá el paso del tiempo?
Las siguientes son las preguntas clave que debe formular y responder en el proceso de selección de la tecnología de información de Recursos Humanos.
- ¿Cuál es el grado de flexibilidad y escalabilidad que ofrece el software de tecnología de información de recursos humanos? Los profesionales de recursos humanos deberían determinar si el software puede importar datos de múltiples hojas de cálculo de Excel, bases de datos y documentos en papel, y el nivel con el que puede interactuar con todo tipo de otros sistemas y datos necesarios.
El software debería poder asimilar y filtrar información de múltiples fuentes. Idealmente, este proceso también debería ser automático. Muchas soluciones de inscripción en línea requieren que los datos se manipulen manualmente antes de que puedan dirigirse a un operador para actualizar sus sistemas. La automatización del formato de actualización, el cronograma de transmisión y el método de entrega pueden ayudar a eliminar los problemas de facturación y elegibilidad. - ¿El software podrá acomodar la compañía de recursos humanos y las reglas de los proveedores de beneficios? Un motor de inscripción verdaderamente capaz evaluará cada actividad de inscripción y aplicará cualquier combinación necesaria de reglas, mensajes, solicitudes y opciones específicamente diseñadas para cumplir con los requisitos de elegibilidad exactos deseados. El software debe cumplir con las reglas de elegibilidad que tengan la compañía y los operadores.
- ¿Podrá la tecnología de información de recursos humanos crecer y escalar con la organización? Los recursos humanos deberían evaluar la capacidad de la tecnología para crecer a medida que la empresa contrata nuevos empleados , oficinas, cambios en los beneficios y reglas. RRHH debe preguntar sobre los umbrales para cada uno de estos elementos.
- ¿El software de tecnología de información de recursos humanos puede integrarse con otros sistemas? La nómina y otras funciones a menudo comparten mucha de la misma información que la administración de beneficios . Los recursos humanos pueden obtener mayores eficiencias cuando los datos y otra información de los empleados ingresados en un sistema se comparten con otro sistema. El seguimiento del reclutamiento de empleados es otra función necesaria.
- ¿Quién es responsable de implementar o construir la solución? ¿Qué nivel de entrenamiento está involucrado? Algunas soluciones requieren que el cliente se involucre mucho con la implementación inicial, lo que puede resultar abrumador para los administradores de recursos humanos que ya están ocupados.
Los recursos humanos deben tener una comprensión clara del nivel de capacitación y experiencia técnica que se requerirá y la cantidad de tiempo que se espera. Cuestionar a los proveedores de soluciones sobre este tema puede proporcionar una idea de las áreas sutiles que, al principio, pueden parecer simples y, sin embargo, implican una gran experiencia tecnológica. RR.HH. puede determinar tareas específicas que pueden ser tan engorrosas como para impedir realísticamente la finalización, lo que podría reducir el valor de la tecnología de la información y el ROI. - Si el entrenamiento está involucrado , ¿hay un cargo? También se deben evaluar los costos de capacitación, incluido el tiempo de viaje y los gastos de viaje para viajar fuera del sitio. Los recursos humanos deben tomar conciencia de todos los costos duros y blandos que conlleva la adopción de la tecnología de información de recursos humanos.
- ¿Quién será el propietario de los datos? La respuesta a esta pregunta debe ser la organización de Recursos Humanos . Las empresas deberían poder transportar sus datos a cualquier Proveedor de servicios de aplicaciones (ASP). Si los datos residen en el servidor propietario de un operador, a veces se le pueden cobrar tarifas adicionales a la compañía si cambia de proveedor.
- ¿Qué tipos de mantenimiento y mantenimiento se requieren? Cuando el software se instala en las estaciones de trabajo o en los servidores de una empresa, a menudo se requieren actualizaciones regulares de esa tecnología y puede resultar engorroso planificarlo y administrarlo. Las actualizaciones de la tecnología de información de recursos humanos a menudo se realizan automáticamente con el software disponible en línea a través de un proveedor de servicios de aplicaciones (ASP) o un modelo de software como servicio (SaaS).
- ¿Qué medidas de seguridad están incorporadas en la tecnología de información de recursos humanos ? Si el software está disponible en línea, a través de un modelo ASP o SaaS, el proveedor debe ofrecer copias de seguridad diarias, servidores de respaldo y capas de protección adicionales. Se deben implementar sistemas y procedimientos adicionales para evitar que personas no autorizadas pierdan o accedan a la información . HR, en consulta con otros gerentes , debe tener autoridad exclusiva para decidir a quién se le permitirá el acceso a la tecnología de información de recursos humanos y en qué grado.
- ¿Los empleados podrán inscribirse en planes de beneficios y realizar cambios en tiempo real a sus datos personales y opciones de planes? El acceso de los empleados debe ser un hecho dado el amplio acceso generalizado a las computadoras.
La mayoría de la población de empleados tiene acceso a internet en casa. El autoservicio del empleado proporciona un gran potencial para ahorrar tiempo y dinero. Un buen sistema de autoservicio guiará a los empleados a través de la introducción de información sobre ellos y sus dependientes.
El sistema debe presentar claramente los planes disponibles y permitir a los empleados realizar selecciones a su conveniencia, simplificando estas acciones a lo largo del proceso con asistentes. Los empleados también deben poder agregar dependientes y cambiar la información según sea necesario, las 24 horas del día, los siete días de la semana, durante todo el año.
Estas son preguntas adicionales para responder a medida que evalúa las necesidades de tecnología de la información de recursos humanos de su organización.
- ¿La tecnología brindará a Recursos Humanos la autoridad de decidir a quién se le permitirá el acceso y en qué grado? En la misma línea que proporciona el acceso de los empleados, la tecnología debe dar la última palabra a HR. Los recursos humanos deben tener la autoridad para aprobar todos los datos antes de que se transmitan a los operadores, y también deben determinar la medida en que los empleados y otras personas tienen acceso.
- ¿Qué tipos de capacidades de informes están disponibles en la tecnología de información de recursos humanos? La tecnología de informes debe ofrecer múltiples vistas y formatos (hoja de cálculo, PDF, HTML), una evaluación general y la capacidad de profundizar para mejorar la toma de decisiones. Los recursos humanos deben poder evaluar, en cualquier momento, las inscripciones en planes específicos, acciones pendientes y cambios en la información demográfica de los empleados en relación con los beneficios y otros datos de los empleados.
- ¿El software ofrece características específicas para ayudar a que RR.HH. ahorre tiempo? Dependiendo de sus propias necesidades departamentales, RR.HH. podría querer informarse sobre la capacidad de la tecnología para procesar información en lotes, gestionar notificaciones y facturación de las políticas de COBRA , proporcionar herramientas de auto facturación y conciliación de facturas e informes específicos.
- ¿El software ofrece características específicas para ayudar a que los recursos humanos se comuniquen mejor con los empleados? Algunos programas le dan a RRHH la flexibilidad de comunicarse con los empleados en varios niveles: correo electrónico masivo, boletines electrónicos y criterios de filtrado específicos (como ubicación, departamento, planes de seguro, estado de inscripción, estado de jubilación y otros) a través del Sistema de tecnología de información de recursos humanos. Tener una serie de medios para comunicarse puede automatizar aún más los procesos y ayudar a los recursos humanos a orientar mejor los mensajes.
- ¿El sistema de tecnología de información de recursos humanos proporciona un medio de control y equilibrio? Además de permitir que RR.HH. apruebe las transacciones, muchos sistemas de tecnología de la información de recursos humanos también ofrecen capacidades para que RR.HH. actúe como guardián en la auditoría de la facturación de los operadores para asegurarse de que estén de acuerdo con los datos del sistema. Esto puede:
-asegurar la precisión de las facturas del transportista,
-guarde tiempo y dinero,
-asistencia en la entrega oportuna de las inscripciones de los empleados , y
-aumentar la confirmación de elegibilidad cuando los empleados van a atención.
- ¿Cómo se intercambiará información con los transportistas? Y, ¿quién será responsable de esta interacción? La integración del sistema de tecnología de información de recursos humanos debe juzgarse no solo por la cantidad de operadores con los que el software tiene relaciones, sino también por el tipo de conexión que permite. Garantizar una interacción exitosa con los operadores a través de un software de administración de beneficios requiere muchos pasos, que incluyen:
-recopilación del censo de datos de implementación inicial;
-establecer la integración inicial para el intercambio de información en curso;
-coordinar la interacción diaria o semanal para garantizar que los datos se reciban y se apliquen con precisión;
-revisando actualizaciones en curso;
- se cumplan los requisitos de la compañía de seguros para la inscripción de conformidad con los reguladores; y
- fomentando una relación proactiva con cada operador para mejorar la relación del intercambio de datos.
Saber quién es el responsable de cada tarea es esencial para comprender completamente una oferta de producto. Cada proveedor de software ofrecerá un nivel de integración diferente al proporcionar algunas, a todas, las tareas descritas anteriormente. Los recursos humanos deberían buscar trabajar con proveedores que demuestren relaciones sólidas, continuas y fluidas con los operadores seleccionados de la compañía.
Muchos proveedores permiten la transmisión de un archivo genérico ANSI 834, que puede o no ser aceptado por el operador, un factor a menudo influenciado por el tamaño del grupo. Los gerentes deben buscar proveedores que ofrezcan transferencias limpias y validadas (asegurando la elegibilidad de la transacción), personalizadas para las necesidades de cada proveedor para evitar problemas. También deben consultar a los proveedores que tienen un departamento dedicado de intercambio electrónico de datos (EDI) para interactuar con el idioma de transferencia específico del operador.
- ¿Qué nivel de servicio al cliente se proporciona? ¿Hay un cargo adicional por el servicio? Los recursos humanos deben determinar el nivel de acceso a la ayuda que se brinda y lo que constituye servicio al cliente: ayuda en línea a través de una base de datos, chat en línea, soporte por correo electrónico, conversaciones con una persona en vivo o una combinación de ambos. Dada la sensibilidad de los beneficios y otra información de recursos humanos, los gerentes deben esperar una respuesta a las consultas dentro de las 24 horas a partir de un contacto directo que puede ayudar.
- ¿Cuál es el costo del sistema de tecnología de información de recursos humanos y supera los beneficios? Los recursos humanos deben evaluar el costo total del sistema de tecnología de información de recursos humanos, incluidos todos los cargos anuales, mensuales y únicos, junto con los beneficios provistos. Un sistema un poco más caro puede pagar la diferencia con características que permiten a los empleados mantener sus propios registros y ofrecen mayor conveniencia, ahorro de tiempo y precisión. Estos factores deben ser considerados y sopesados al seleccionar un sistema de tecnología de información de recursos humanos.
La necesidad de sistemas de tecnología de información de recursos humanos está aumentando. Con el personal de recursos humanos encontrando una amplia gama de opciones en los sistemas de tecnología de información de recursos humanos, es cada vez más importante analizar y sopesar todas las opciones disponibles.
La elección de un sistema de tecnología de la información de recursos humanos debe considerarse como una inversión que crecerá con las necesidades del departamento y la empresa . Estas preguntas lo llevarán al sistema de tecnología de información de recursos humanos adecuado para su empresa.