Qué debe (y no debe) colocar en un archivo de personal del empleado
En otros, el acceso se limita al personal de recursos humanos y los empleados pueden solicitar acceso a sus registros. Los abogados también pueden citar el contenido de los registros de personal para demandas y quejas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC) .
Un ex empleado también puede solicitar una copia de sus registros de personal.
Con todos estos posibles usos y posibles lectores de sus registros de personal, un empleador debe tener cuidado de mantener la documentación imparcial y objetiva del historial de empleo de un empleado en sus registros de personal. En consecuencia, aplique estas pautas generales a la documentación que conserva en los registros de personal de su organización.
Directrices generales para el contenido del archivo de personal del empleado
- La información en los registros de personal debe ser objetiva. Opiniones del personal de Supervisor o Recursos Humanos; notas aleatorias; chisme; rumores infundados; preguntas, informes o acusaciones de otros empleados que no han sido explorados; acusaciones no perseguidas, investigadas y concluidas; y cualquier otra información, comentario o notas no factuales debe excluirse del archivo de personal del empleado.
Uno de los peores ejemplos de comentarios ofensivos que un gerente de recursos humanos encontró archivado en un registro de personal, involucraba notas de la entrevista del gerente de recursos humanos. Uno declaró: "Posiblemente demasiado gordo para subir y bajar las escaleras según sea necesario". Imagine al empleado, a un abogado, e incluso a futuros empleados y supervisores leyendo comentarios como estos.
En otra compañía, el gerente encontró notas sin fundamento que los gerentes y otras personas habían incluido en los archivos del empleado, como por ejemplo: "Mary está enojada porque no recibió un aumento. Redujo su trabajo a propósito para vengarse de su gerente". Ver el problema?
- Los registros de personal deben ser cuidadosamente asignados a sus ubicaciones de archivos apropiadas. Determine un protocolo para los registros de personal de su compañía en base a las leyes estatales y federales , las leyes de empleo como la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico de 1996 (HIPAA) y las mejores prácticas del empleador.
Entonces, mantente con el protocolo. No desea encontrar excusas al azar de médicos metidos en el archivo de personal cuando pertenecen a un archivo médico. Tampoco, quiere la razón y la justificación para la promoción de un empleado en el archivo de nómina.
Tampoco desea que los registros de una decisión de contratación que impliquen verificación de antecedentes o notas de las conversaciones con empleadores anteriores en el archivo de personal.
- Los supervisores, gerentes y otros empleados que colocan la documentación en los registros de personal deben estar capacitados para escribir la documentación de manera apropiada. Indicar en una reprimenda de empleado que el empleado fue un completo delincuente no ganará ningún récord en sus registros de personal, pero se sabe que los supervisores no capacitados escriben declaraciones similares.
Mejor aún, limite el acceso a los archivos a su personal de Recursos Humanos responsable de los registros y sepa qué debe y no debe colocarse en un archivo de personal. - Equilibre la información que coloca en los registros de personal para incluir los aspectos positivos y negativos del historial de empleo de un empleado. Con demasiada frecuencia, los registros de personal enfatizan cada evento negativo y omiten los componentes positivos.
- Reconozca la diferencia entre las notas personales de un supervisor sobre su personal informador y los registros oficiales del personal de la compañía. Las notas del supervisor que se usan para mejorar el rendimiento , rastrear proyectos y completar objetivos, y para determinar de manera justa los aumentos y los planes de desarrollo de desempeño , por ejemplo, pertenecen al archivo privado de un supervisor, no a los registros de personal oficiales de la compañía.
Reconozca también la necesidad de capacitar a los supervisores sobre cómo tomar notas y mantener la documentación en su archivo de gestión. Los mismos criterios para hechos, no opiniones y ejemplos específicos, no rumores, se aplican a notas privadas.
Las notas privadas del supervisor pueden citarse en el caso de una demanda, por lo que se recomienda precaución incluso para notas privadas. No se recomienda la práctica de que los supervisores guarden copias de los registros que existen en el archivo oficial de empleados en su archivo de gestión.
- La documentación de contratación y las notas de la entrevista presentan un pequeño dilema. La mejor práctica es mantener un archivo separado para cada puesto que llene, que incluya toda la documentación relacionada con el llenado de esa posición desde la publicación del trabajo hasta las verificaciones de referencia. Los currículos, las cartas de presentación y las solicitudes de los solicitantes pertenecen a este archivo, excepto que debe trasladar la solicitud del empleado contratado al archivo de personal del empleado.
Este archivo tiene las listas de verificación y formularios oficiales que luchan por la representación imparcial de las calificaciones de un empleado potencial y respaldan su decisión de contratar al candidato más calificado. Las opiniones y notas del gerente de contratación que se tomaron durante el proceso de contratación no pertenecen a este archivo. Recursos Humanos puede recopilar estas notas para mantener la documentación completa sobre una decisión de empleo, pero no pertenecen a los registros de personal.
- La documentación fáctica sobre las decisiones de empleo , como la promoción , la transferencia a una oportunidad lateral y los aumentos salariales , se incluyen en los registros del personal. Las opiniones del supervisor o de RR.HH. sobre el empleado no. La documentación oficial de acción disciplinaria , como una advertencia escrita, también se incluye en el archivo de personal del empleado.
Ejemplos específicos de documentación que no deberían estar en los registros de personal
La siguiente información no debe colocarse en los registros de personal. La documentación puede requerir un archivo separado, puede clasificarse como notas de supervisión o administración, o no debe guardarse en absoluto por un empleador.
- Cualquier información médica pertenece al archivo médico .
- La información de nómina pertenece al archivo de nómina .
- Los documentos que incluyen Números de Seguridad Social de los empleados o información sobre las clasificaciones protegidas de un empleado, tales como edad, raza, sexo, origen nacional, discapacidad, estado civil, creencias religiosas, etc., nunca deben guardarse en los archivos del personal.
- La documentación de supervisión con el fin de administrar el trabajo de un empleado, establecer objetivos, proporcionar comentarios, etc. debe presentarse en una carpeta privada, supervisora o propiedad del gerente.
- El material de investigación, incluida la queja del empleado, las entrevistas con testigos, la entrevista del empleado, los hallazgos, las recomendaciones de los abogados y la resolución, más un seguimiento para garantizar que no haya represalias , debe residir en un archivo de investigación separado de los registros del personal.
- Presente los formularios I-9 del empleado en un archivo o ubicación I-9 , lejos de los registros del personal del empleado.
- Coloque comprobaciones de antecedentes que incluyan antecedentes penales, informes de crédito, etc., y los resultados de las pruebas de detección de drogas en un archivo separado al que los supervisores, gerentes y el empleado no puedan acceder. SHRM recomienda este archivo por separado o recomienda que esta información también se archive en el archivo médico del empleado.
- Los registros de igualdad de oportunidades de los empleados , como los formularios de autoidentificación y los informes del gobierno, no deben guardarse en el archivo del personal ni en ningún lugar al que el supervisor tenga acceso.
Si sigue estas pautas, su organización está almacenando de manera efectiva los antecedentes de empleo factuales y respaldados y los registros de personal en los lugares apropiados.
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