Esto es lo que necesita saber sobre el contenido de los archivos de personal
- El empleador desea tener a mano información precisa y organizada cuando necesite acceder a la información por cualquier motivo. Los cambios en contactos de emergencia, direcciones de empleados, seguimiento de evaluaciones de desempeño , cartas disciplinarias , reconocimiento de empleados y materiales de solicitud de empleo son ejemplos de los tipos de información que el empleador querrá poder acceder rápidamente.
- El empleador debe conservar la documentación sobre cuestiones de personal, como la selección de empleados, el desempeño, el historial de trabajo, la justificación de la compensación y las aplicaciones de promoción interna, por nombrar solo algunas.
Un reclamo de EEOC , una demanda o incluso la necesidad de justificar la falta de un aumento o promoción a un empleado requieren que el empleador haya recopilado y retenido este tipo de documentación del empleado. - Los gobiernos federales o estatales requieren algunos registros de empleados para que los empleadores los conserven. Organizar la información del empleado en un archivo de personal tiene sentido para el acceso y el cumplimiento legal y la preparación.
Tipos de archivos de personal
Un empleador generalmente mantiene varios tipos de archivos de personal, para uso comercial, para la confidencialidad de los empleados, para la privacidad médica y para el cumplimiento legal. No conozco ninguna ley que indique cuántos archivos debe mantener un empleador.
Sin embargo, existen muchas leyes y existen mejores prácticas de personal para la confidencialidad de los empleados, que rigen el contenido de los archivos de personal y quién tiene acceso a esa información.
Estos son los archivos de personal que la mayoría de los empleadores en los Estados Unidos mantienen. (Las leyes y prácticas mundiales pueden diferir).
- Archivo de personal : este es el archivo principal del empleado que contiene el historial de la relación laboral.
- Archivo de nómina : desea mantener un archivo separado para todos los problemas de nómina con respecto al salario y los beneficios.
- Archivo médico del empleado : La Ley federal de portabilidad y responsabilidad del seguro médico de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales.
- Formularios de empleado I-9 : debe mantener un archivo por separado para todos los formularios I-9 de empleado (no por empleado) ya que no desea que los empleados del gobierno, que están autorizados a verificar estos formularios bajo una variedad de circunstancias, revisen su archivos principales y confidenciales del personal de los empleados.
Acceso de empleados a archivos de personal
Los empleados tienen permitido el acceso a sus archivos de personal de empleados bajo la guía y supervisión del personal de Recursos Humanos. Los archivos de personal del empleado se consideran propiedad del empleador que tiene la responsabilidad de mantenerlos y salvaguardarlos.
Política de archivo de personal de muestra
Lo que sigue es una política de archivo de personal de muestra para usar en su compañía. Discute los diversos archivos que se recomiendan y quién debería tener acceso a cada archivo.
Política de muestra
La Compañía mantiene tres archivos de empleados por cada empleado.
Se mantiene un archivo de personal para cada empleado de (Su nombre de empresa). Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de Recursos Humanos.
El acceso a este archivo está limitado al personal de recursos humanos y supone que el gerente de cada empleado mantiene su propio archivo con documentos relevantes para el desempeño laboral del empleado.
Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo, un formulario de contacto de emergencia familiar, historial de acción disciplinaria documentada, un currículum vitae, manual del empleado y hojas de registro de empleador a voluntad, información personal actual y referencias de trabajo.
No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos iguales.
Los archivos de nómina también se mantienen; los archivos de nómina contienen un historial de los trabajos, departamentos, cambios de compensación, etc. del empleado. El acceso al archivo de nómina se limita al personal contable y de recursos humanos correspondiente.
Un archivo médico del empleado también se mantiene. El contenido del archivo médico no está disponible para nadie, excepto el personal designado de Recursos Humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo. A nombre de su compañía), los archivos médicos reciben el más alto grado de almacenamiento seguro y confidencialidad.
Un empleado puede ver su archivo personal poniéndose en contacto con un miembro del personal de Recursos Humanos durante el horario normal de trabajo. Ningún empleado puede alterar o eliminar ningún documento de su archivo de personal, que debe ser visto en presencia de un miembro del personal de recursos humanos.
También conocido como archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación
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