¿Cómo pueden los empleados obtener acceso para ver su archivo de personal?
Debido a que los empleados saben que estos registros existen, querrán verlos de vez en cuando para ver qué contiene el archivo.
Al decidir cómo proporcionarle el acceso al empleado (y al antiguo empleado) tenga en cuenta las leyes que se aplican a su negocio.
Muchos estados tienen leyes que requieren que una empresa ponga partes específicas del archivo a disposición de los empleados actuales y anteriores. Consulte con su abogado de empleo para asegurarse de que su política cumpla con todas las leyes.
La ley federal, por ejemplo, requiere que los registros relacionados con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades se mantengan separados de los registros del personal. Si su empresa está sujeta a HIPAA, asegúrese de que su registro médico esté en conformidad con eso también.
Puede tener un gran margen de maniobra en lo que permite que los empleados vean en su archivo. Sin embargo, tenga en cuenta que incluso si determina que un empleado no puede tener acceso a cierta información, como verificaciones de referencia, en el caso de una demanda esa información es detectable.
Por lo tanto, solicite a su personal que registre las cosas con precisión y cumpla con la ley en todo momento. Los registros de los empleados no son el lugar para chistes o comentarios sarcásticos.
Estos no van bien en un tribunal de justicia.
Como regla general, tener un guardián de acceso a los registros asegura que los procedimientos sean seguidos y consistentes. No quiere que un gerente de RR. HH. Permita que las personas lleven sus registros a sus escritorios mientras que otros lo niegan.
Requerir que todos revisen una sola fuente ayuda a mantener las cosas consistentes y legales.
Las leyes relacionadas con los registros y la retención y el acceso a los registros son complicadas. Asegúrate de estar al día.
La siguiente política es un buen comienzo para su empresa , pero tenga en cuenta que sus leyes estatales y locales pueden variar.
Ejemplo de política de acceso a los registros de empleados
Todos los empleados, ex empleados y representantes de empleados pueden ver ciertos contenidos del archivo de su personal con previo aviso al personal de Recursos Humanos. Se pueden ver los documentos que se relacionan con las calificaciones de contratación del empleado, como la solicitud, promoción , acción disciplinaria y transferencia. Además, el empleado puede revisar formularios de firma de pólizas y registros de capacitación.
Los documentos que el empleado no puede revisar incluyen referencias o verificaciones de referencia, registros de cualquier investigación realizada por la administración, registros médicos, documentos relacionados con un procedimiento judicial, cualquier documento que violaría la confidencialidad de otro empleado y documentos utilizados para la planificación de los empleados.
Procedimiento
Un empleado que desee revisar los contenidos permitidos de su archivo de personal debe comunicarse con Recursos Humanos con 24 horas de anticipación (fines de semana excluidos). Los ex empleados o personas desconocidas para el personal de Recursos Humanos deben presentar una identificación y / o un comprobante de permiso para acceder al archivo del personal.
Los empleados deben revisar sus archivos de personal en presencia de un miembro del personal de Recursos Humanos.
Los empleados no pueden eliminar de la oficina ninguna parte del archivo de personal .
El empleado puede solicitar fotocopias del archivo o partes del archivo. Dentro de lo razonable, el personal de Recursos Humanos proporcionará fotocopias. Para copias extensas, el empleado deberá pagar las fotocopias.
Si el empleado no está satisfecho con un documento en su archivo de personal, en presencia del personal de Recursos Humanos, el empleado puede escribir una explicación o aclaración y adjuntarlo al documento en disputa. Bajo ninguna circunstancia el personal de recursos humanos o el empleado alterarán el documento real.
El empleado también puede solicitar que se elimine un documento del archivo de personal. Si el personal de Recursos Humanos está de acuerdo, el documento puede ser eliminado.
Si el personal de Recursos Humanos no está de acuerdo, el asunto puede ser apelado de la manera prescrita en la Política de Puertas Abiertas de la Compañía.