Programa de sugerencia del empleado se encuentra más allá del cuadro de sugerencias proverbiales
Un programa de sugerencias para empleados indefinido, mal concebido, lanzado apresuradamente puede distraer a la gente y generar mala voluntad, cinismo y malentendidos.
¿Su empresa necesita un programa de sugerencias para empleados?
Antes de lanzar un programa de sugerencias para empleados, considere su cultura corporativa . ¿Estás recibiendo ideas frescas y reflexivas?
¿Las sugerencias de los empleados ya se filtran a la superficie en las reuniones del personal y en conversaciones informales? Si es así, tal vez se justifiquen métodos más informales para cultivar nuevas ideas en lugar de un programa de sugerencias de empleados en toda regla.
Tal vez pueda programar sesiones de lluvia de ideas departamentales o generar ideas sobre temas particulares durante partes de su reunión semanal de personal. Puede establecer un día al mes para un almuerzo en el que se le pida a cada empleado que envíe al menos una idea.
Puede pedirles a sus gerentes que traigan tres ideas de empleados a la reunión de cada gerente. La creatividad te sirve bien en la generación de ideas.
Si no, empiece por preguntar ¿qué pasa con su cultura que actualmente está sofocando ideas ? ¿Seguirán existiendo estos problemas cuando implemente un programa de sugerencias para empleados?
De ser así, su exitoso programa de sugerencias para empleados debe eliminar o eludir estas barricadas antes de que comience.
Los programas de sugerencias de los empleados deben ser cuidadosamente construidos e implementados ya que son difíciles de manejar, difíciles de mantener, requieren mucho tiempo, pueden causar más resentimientos que resultados positivos y deben ser administrados de manera estricta y justa.
Elementos en un programa exitoso de sugerencias de empleados
Algunos programas de sugerencias de empleados han tenido éxito, pero los programas de sugerencias de empleados que tuvieron éxito compartieron elementos comunes de éxito. Puede hacer una pausa en la cantidad de factores considerados importantes para el éxito de un programa de sugerencias para empleados, pero estos son factores comunes a cualquier proceso de trabajo exitoso que le toma tiempo al empleado y ofrece la posibilidad de recompensas y reconocimientos significativos .
Si persigue un programa de sugerencias para empleados, debe suceder lo siguiente para su éxito.
Designar un equipo de revisión de sugerencias interfuncionales
Un equipo interfuncional debe revisar las sugerencias que deben reconocerse dentro de las 48 horas. Si este equipo es todos los gerentes, o todos los directores, se puede percibir como fuera de contacto o bloqueando el cambio. Sin embargo, tendrá el poder de implementar las sugerencias que reciba.
Si involucra a otros empleados, el proceso puede consumir mucho tiempo y se considera que sirve a los intereses propios. El acuerdo de gestión superior y la propiedad se convierten en un segundo paso en el proceso de aprobación. Las personas en el equipo deben estar dispuestas a cambiar y estar dispuestas a preguntar "¿por qué no?" En lugar de "¿por qué?"
Las finanzas, especialmente, y todos los demás departamentos deben estar representados en el equipo de revisión de sugerencias.
Si los gerentes o directores revisan las sugerencias, la revisión debe ser parte de una reunión programada regularmente, con sugerencias distribuidas y consideradas con anticipación.
Si el equipo se reúne más a menudo que mensualmente, se convierte en más trabajo de lo que la gente suele estar dispuesta a hacer. Rote a los miembros de este equipo de 4 a 6 veces al año, pero no a todos los miembros a la vez, si un equipo de empleados multifuncional es su vehículo de revisión de sugerencias seleccionado. La elección de los miembros del equipo para el equipo de revisión de sugerencias debe reflejar la forma en que generalmente se lleva a cabo el negocio en su cultura.
Aquí hay más ideas para diseñar y administrar un programa de sugerencias para empleados eficaz, más allá del buzón de sugerencias.
El proceso decidido para la presentación y revisión de sugerencias en el programa de sugerencias para empleados debe comunicarse públicamente. Comparta todas las pautas y especialmente las metas que está tratando de lograr, iniciando un programa de sugerencias para empleados.
Establezca pautas para su programa de sugerencias de empleados
Deberá establecer pautas, como qué temas están abiertos a sugerencias.
Es probable que incluyan ideas que afectan el ahorro de costos, la calidad, la productividad, las mejoras de procesos, la generación de ingresos y la mejora de la moral.
De lo contrario, como un cliente en Florida descubrió cuando prometió $ 25 por sugerencia del empleado; recibió una serie de sugerencias de los empleados tales como: poner una máquina de helados en el comedor, poner una máquina para hacer estallar maíz en el comedor y cualquier empleado que cumpla con sus números de producción diaria debería poder irse a casa sin importar la hora del día .
La sugerencia de un empleado debe ser más que una sugerencia. Debe proporcionar algunos detalles sobre cómo el proponente piensa que la sugerencia debe implementarse. Es fácil lanzar una idea, requeriría que la idea incluya detalles adicionales, no un plan de acción completo, pero al menos más detalles que una idea.
Definitivamente requieren el "por qué" y el "cómo" la idea afectará a la empresa, incluido un análisis de ahorro de costos.
Al mismo tiempo, dentro de estos parámetros, el proceso de sugerencia debe ser simple. Una vez conocí una empresa que tenía un formulario de sugerencias para empleados de tres páginas cuyos gerentes se preguntaban por qué no recibieron ninguna sugerencia de los empleados.
Las ideas que están integralmente conectadas con el trabajo de una persona no deben considerarse, o deben tratarse de manera diferente.
En Toyota, se generan millones de sugerencias cada año. Tengo entendido que la razón por la que tienen tantas sugerencias de empleados es que los empleados están muy enfocados en mejorar sus propios trabajos.
El empleado piensa en una idea de mejora, la comparte con su supervisor y luego, si se justifica, la idea se implementa de inmediato. No hay un proceso o grupo de gerentes que consuma tiempo que deba considerar la mayoría de las ideas. En este escenario, los gerentes deben poder recompensar a las personas que presentan ideas que se ajustan a los parámetros del programa.
Más pautas para su exitoso programa de sugerencias para empleados
Debe designar un administrador para el programa de sugerencias de empleados que se asegurará de que el proceso se mueva según lo prometido. Una empresa mediana de fabricación de Michigan se encontró con una lista de más de un centenar de sugerencias empantanadas en un comité de revisión que seguía posponiendo las reuniones. ¡Qué destructor de la moral de las personas que tan afortunadamente habían puesto esas sugerencias en consideración!
Comunique públicamente el proceso decidido con todas las pautas y, especialmente, las metas que está tratando de lograr, iniciando un programa de sugerencias para empleados. Establezca pautas tales como los temas abiertos a sugerencias: ahorro de costos, calidad, productividad, mejoras de procesos, ideas generadoras de ingresos y una mejor motivación de los empleados y una moral positiva .
Un gerente superior necesita defender el programa de sugerencias de los empleados y formar parte del comité de evaluación. Esto le da credibilidad al programa de sugerencias de los empleados y hace que los suscriptores se sientan importantes.
Encuentre diez "puntos" más importantes para el exitoso programa de sugerencias para empleados.
Aquí hay más ideas para diseñar y administrar un programa de sugerencias para empleados eficaz, más allá del buzón de sugerencias.
Recompensas y reconocimiento en su programa de sugerencias para empleados
La recompensa por las sugerencias implementadas debe definirse claramente en el front end. Si la sugerencia del empleado es una idea de ahorro de costos, en muchos programas de sugerencias para empleados, el empleado recibe un porcentaje del ahorro de costos: a menudo este premio puede equivaler al cinco-veinte por ciento del ahorro de costos comprobado.
Al pensar en su programa de sugerencias para empleados, reconozca que es difícil "demostrar" los ahorros en los costos si no cuenta con buenos números que definan el proceso antes de implementar la sugerencia del empleado. Por lo tanto, a menudo el primer paso en la implementación de una sugerencia de ahorro de costos es "medir" el proceso para asegurarse de saber cómo se está desempeñando actualmente el proceso.
Otras ideas de proceso menos medibles necesitan una recompensa estándar designada. A menudo, el reconocimiento es más importante para el empleado.
Las recompensas pueden incluir mercancía con el logotipo de la empresa, certificados de regalo, almuerzo con un gerente de la elección del empleado, una cena de premios trimestrales y puntos para comprar artículos más caros de los catálogos.
De hecho, dada la dificultad de medir el resultado de muchas sugerencias de los empleados, algunas compañías ofrecen estas recompensas de reconocimiento incluso cuando las ideas se agregan sustancialmente a los resultados. En mi experiencia, esto no es tan motivador como que el empleado reciba una porción de los ahorros realizados durante un período de tiempo definido, como un año.
Comentarios en su programa de sugerencias de empleados
Haga los comentarios a las personas con sugerencias privadas, especialmente si la idea es rechazada. De lo contrario, las personas se mostrarán reacias a mostrar sus necedades al ofrecer sugerencias fuera de lo común y posiblemente las más fructíferas.
Por otro lado, cuando se implementa una sugerencia del empleado y resulta en una recompensa, reconocería públicamente la contribución en una reunión del personal, con el permiso del empleado involucrado.
Además, puede publicar la sugerencia del empleado, los nombres de los empleados en el equipo de implementación y la recompensa otorgada.
Mantener a los participantes del programa de sugerencias de los empleados al tanto del progreso de sus sugerencias en el programa es más importante que proporcionar respuestas rápidas al suscriptor. Los empleados solo quieren saber qué está pasando con sus ideas.
En muchas organizaciones, las sugerencias parecen desaparecer en un agujero oscuro del que pueden no surgir durante meses: falla garantizada para el programa de sugerencias del empleado.
Un enfoque popular para la implementación de sugerencias es incluir el sugerente en cualquier equipo de implementación. Esto también mantiene las sugerencias entregadas de manera razonable. Como mínimo, si se acepta una sugerencia, debe tener un cronograma para la implementación que el sugerente conozca y comprenda.
Más sugerencias para su exitoso programa de sugerencias para empleados
Los programas de sugerencias de los empleados necesitan enfatizar la calidad de las sugerencias en lugar de la cantidad de sugerencias. Muchos programas fomentan lo contrario, que es una de las razones por las que las personas se desaniman tan fácilmente con ellos; no ofrecen mucho dinero por el dinero y el tiempo invertido.
No creo en las sugerencias anónimas de los empleados.
La gente debería estar dispuesta a apoyar públicamente sus ideas. Al menos, ese es el tipo de cultura de la compañía que espero que fomente en su organización.
De hecho, Peter Block, uno de los gurús de desarrollo de organizaciones más importantes que trabajan actualmente, se opone a cualquier retroalimentación anónima ( de las encuestas de empleados, etc.) debido a la cultura que fomenta la retroalimentación anónima. ¿Algunos empleados no entregarán las sugerencias? Probablemente, pero pregúntese qué tipo de empresa desea crear. Fomentar el coraje organizacional .
Premie no solo a los empleados que envían ideas ganadoras. Recompense y reconozca a los gerentes y supervisores que han hecho el mejor trabajo tanto para alentar las sugerencias de los empleados como para salirse del camino del progreso.
Considere la posibilidad de incluir a clientes y proveedores como suscriptores también, especialmente a medida que el programa de sugerencias de sus empleados madure y sea exitoso.
He visto muchos programas de sugerencias implementados en los últimos treinta años. La mayoría fracasó debido a que las organizaciones no prestaron atención a estos puntos.
Las personas tienden a comenzar programas confusos y mal definidos que no definen las recompensas, las estrategias de implementación y los sistemas de comunicación. Las personas que no reciben comentarios oportunos dejan de enviar ideas.
Si cada idea se convierte en un "por qué deberíamos" en lugar de un "por qué no deberíamos hacerlo", la gente se desanima rápidamente. El proceso se convierte en una broma. O simplemente ignorado. ¿Cuántas cajas de sugerencias vacías hay en las empresas de Estados Unidos? Más de lo que me importa contar Use estas sugerencias para asegurarse de que su programa de sugerencias de empleados prospere.