Vea una muestra de una política de Internet y correo electrónico que puede usar con sus empleados
Con más del 85 por ciento de las personas en los Estados Unidos accediendo a las redes sociales, la orientación acerca de lo que los empleados pueden decir y compartir se ha vuelto cada vez más importante.
A los empleados no les importan las pautas porque no quieren actuar de manera inapropiada y cruzar una línea que no sabían que existía. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente el desarrollo de una política justa, comprensible y sensata.
Siempre que las pautas no sean excesivas o excesivamente restrictivas de los derechos de los empleados, tal como los definen, su política proporciona una dirección clara para los empleados . Un ejemplo de una política excesivamente restrictiva podría incluir tales reglas ya que los empleados nunca pueden discutir el trabajo en línea.
Un segundo ejemplo es prohibir a los empleados que publiquen imágenes de sí mismos con sus compañeros de trabajo adultos en eventos laborales. (Se desaconseja enérgicamente publicar imágenes de sus hijos).
Puede considerar usar esta política de Internet y correo electrónico de ejemplo para proporcionar orientación a sus empleados sobre el uso apropiado en el trabajo. Adáptelo, por supuesto, para satisfacer las necesidades de su cultura y el entorno que desea proporcionar a los empleados en el trabajo.
Ejemplo de política de Internet y correo electrónico para empleados
El correo de voz, el correo electrónico y el uso de Internet asignados a la computadora de un empleado o extensiones telefónicas tienen el único propósito de realizar negocios de la Compañía. Algunas responsabilidades laborales en la Compañía requieren acceso a internet y el uso de software además del conjunto de productos de Microsoft Office.
Solo las personas debidamente autorizadas, para fines de la Compañía, pueden usar Internet para acceder y descargar software adicional. Esta autorización generalmente es exclusiva de las decisiones que toma el departamento de TI junto con los recursos humanos.
Procedimiento de acceso al software
El software necesario, además del conjunto de productos de Microsoft Office, debe ser autorizado por su gerente y descargado por el departamento de TI. Si necesita acceso a software o sitios web, que actualmente no se encuentran en la red de la Compañía, hable con su gerente y consulte con el departamento de TI para explicar qué devoluciones espera recibir del producto.
Se considerarán todas las solicitudes razonables que no se consideren un riesgo de red para usted y otros empleados. El objetivo de esta política no es restringir el acceso de los empleados a productos que lo harán más productivo. El objetivo es minimizar el riesgo para la red de la organización.
Equipo propiedad de la compañía
Cualquier dispositivo o computadora, incluidos, entre otros, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, laptops, computadoras de escritorio y iPads que la Compañía proporciona para su uso, solo debe utilizarse para negocios de la Compañía. Tenga en cuenta que la empresa posee los dispositivos y la información en estos dispositivos.
Si abandona la Compañía por algún motivo , la Compañía le solicitará que devuelva el equipo en su último día de trabajo.
Puede usar dispositivos electrónicos personales que no estén conectados a la red de la Compañía para acceder a un sitio de Internet apropiado durante los descansos y el almuerzo.
Uso de Internet
El uso de Internet, durante el horario de la Compañía, utilizando dispositivos propiedad de la compañía que están conectados a la red de la Compañía, está autorizado para realizar negocios de la Compañía únicamente. El uso de Internet brinda la posibilidad de infringir la seguridad de la información confidencial de la Compañía.
El uso de Internet también crea la posibilidad de contaminación de nuestro sistema a través de virus o spyware. El software espía permite a personas no autorizadas, fuera de la empresa, el acceso potencial a las contraseñas de la empresa y otra información confidencial.
La eliminación de dichos programas de la red de la Compañía requiere que el personal de TI invierta tiempo y atención que estén mejor dedicados al progreso tecnológico.
Por esta razón, y para asegurar el uso apropiado del tiempo de trabajo para el trabajo, pedimos a los miembros del personal que limiten el uso de Internet.
Además, bajo ninguna circunstancia, las computadoras propiedad de la Compañía u otros equipos electrónicos, incluidos los dispositivos propiedad del empleado, se pueden utilizar durante el tiempo de la Compañía en el trabajo para obtener, ver o acceder a contenido pornográfico, inmoral, no ético o no relacionado con el negocio sitios de Internet. Hacerlo puede conducir a medidas disciplinarias que pueden incluir la terminación del empleo .
Medios de comunicación social
Su empleador entiende que parte de lo que usted hace en las redes sociales es el alcance que recluta nuevos empleados y mejora nuestra marca de la Compañía. Muchos empleados tienen responsabilidades en las redes sociales en la descripción de su trabajo, incluidos los vendedores de redes sociales, el soporte técnico y los reclutadores .
Su empleador también comprende que la relación de nuestros empleados con un mundo en línea en el que pasa tiempo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede llevar a que se borre el tiempo de trabajo y el tiempo de trabajo. Le recomendamos encarecidamente que limite el uso de las redes sociales al contenido relacionado con el trabajo y al alcance durante las horas de trabajo.
Además, se le prohíbe compartir información confidencial o protegida que pertenezca o esté relacionada con la Compañía. Se le recomienda encarecidamente que no comparta información despectiva que coloque a su empresa o compañeros de trabajo bajo una luz desfavorable.
La reputación y marca de la Compañía deben estar protegidas por todos los empleados. Las vidas y acciones de sus compañeros de trabajo nunca se deben compartir en línea. Tenga en cuenta las preferencias de los compañeros que son padres antes de utilizar el nombre de sus hijos en línea.
En la participación en redes sociales desde dispositivos de trabajo o durante el horario de trabajo, se prohíbe el contenido de redes sociales que discrimina cualquier clasificación protegida, incluida la edad , raza, color, religión , sexo, origen nacional, discapacidad o información genética.
Es política de nuestra compañía también reconocer las preferencias y el peso sexual como requisitos para la protección contra la discriminación. Cualquier empleado que participe en las redes sociales y que viole esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso de la empresa.
Uso del correo electrónico en la empresa
El correo electrónico también se usará solo para negocios de la Compañía. La información confidencial de la empresa no debe compartirse fuera de la Compañía, sin autorización, en cualquier momento. Tampoco debe realizar negocios personales utilizando la computadora o el correo electrónico de la Compañía.
Tenga esto en cuenta, también, cuando considere enviar correos electrónicos no comerciales a asociados, familiares o amigos. Los correos electrónicos no relacionados con negocios desperdician tiempo y atención de la compañía.
Ver pornografía o enviar chistes o historias pornográficas por correo electrónico se considera acoso sexual y se abordará de acuerdo con nuestra política de acoso sexual. La terminación inmediata es la acción disciplinaria más frecuente que la Compañía puede tomar en estos casos.
Correos electrónicos que discriminan
Se prohíbe cualquier contenido de correo electrónico que discrimine contra cualquier clasificación protegida, incluida la edad, raza, color, religión, sexo, origen nacional, discapacidad o información genética. Es política de nuestra compañía también reconocer las preferencias y el peso sexual como requisitos para la protección contra la discriminación. Cualquier empleado que envíe un correo electrónico que viole esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso.
Estos correos electrónicos están prohibidos en la Compañía. El envío o reenvío de correos electrónicos no comerciales dará lugar a medidas disciplinarias que pueden conducir a la terminación del empleo .
La empresa posee el correo electrónico del empleado
Tenga en cuenta que la empresa posee cualquier comunicación enviada por correo electrónico o que se almacena en el equipo de la empresa. La gerencia y otro personal autorizado tienen derecho a acceder a cualquier material en su correo electrónico o en su computadora en cualquier momento. No considere que su comunicación electrónica, almacenamiento o acceso sean privados si se crean o almacenan en sistemas de trabajo.
Si necesita información adicional sobre el significado de cualquiera de estas comunicaciones, comuníquese con su gerente o con el personal de Recursos Humanos para obtener aclaraciones.
Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.