Lista de habilidades de asistente de oficina para CV, cartas de presentación y entrevistas
Ese alguien podría ser tú.
Responsabilidades de trabajo de asistente de oficina
Si bien las posiciones de asistente de oficina son generalmente similares entre sí, el trabajo aún es variable; solo varía de un día a otro, en lugar de de oficina en oficina. Hoy puede actuar como recepcionista, mañana podría requerir la reparación de la impresora, y al día siguiente, tendrá que llevar todo el archivador al siglo XXI. Necesitarás un conjunto de habilidades muy amplio para tener éxito.
Los asistentes de oficina se encuentran entre los grandes héroes anónimos del mundo de los negocios, porque cuando haces bien tu trabajo, nadie se da cuenta. La oficina parece funcionar solo. Pero algunas personas disfrutan el trabajo rápido pero flexible, la sensación de estar en el corazón de todo. Y una buena secretaria todavía puede encontrar trabajo en casi cualquier lugar, en cualquier tipo de organización.
Cómo usar las listas de habilidades
Puede usar estas listas de habilidades a lo largo de su proceso de búsqueda de trabajo.
En primer lugar, los nombres de estas habilidades funcionan como palabras clave, así que use tantas como pueda al escribir su currículum. No confíe en contratar supervisores para descubrir que tiene lo que quiere, dígaselo directamente.
En segundo lugar, puede usar estas mismas palabras clave en su carta de presentación . Concéntrese específicamente en aquellos a los que su posible empleador se preocupa más.
Tendrá que investigar, porque aunque los trabajos de asistente de oficina son a menudo similares, los supervisores de contratación varían en sus prioridades. La descripción del trabajo probablemente incluirá una lista de habilidades requeridas. Presta atención a eso.
Finalmente, puede usar esta discusión para planear su entrevista . Asegúrate de haber preparado al menos un ejemplo por un tiempo en el que hayas demostrado cada una de las 6 habilidades principales enumeradas aquí.
También puede ser útil revisar nuestras listas de habilidades enumeradas por trabajo y tipos de habilidades .
Las seis mejores habilidades de asistente de oficina
A continuación hay una lista de las seis habilidades más importantes para un asistente de oficina, así como una lista más larga de las habilidades que los empleadores pueden esperar que tenga.
- Habilidades de comunicación verbal: la comunicación es una habilidad suave crítica para un asistente de oficina. Tendrá que interactuar con su supervisor, compañeros de oficina, los profesionales que asiste y posiblemente clientes o personas en otras oficinas de la misma organización. Todos trabajan en equipo y son su principal centro de comunicación. Tendrá que ser alegre, servicial, bien informado, elocuente y un buen oyente todos los días.
- Habilidades de comunicación escrita: la mayoría de los asistentes de oficina escriben mucho. Pueden escribir notas, completar formularios o redactar cartas o correos electrónicos. Algunos crean contenido para el sitio web de la compañía o editan texto para otros. La comunicación escrita clara y profesional es imprescindible.
- Simpatía: un asistente de oficina puede ser la primera persona que ve un cliente al ingresar a la oficina. Si el ocupante principal de la oficina está ausente por el momento, el asistente de la oficina podría ser la única persona con la que el visitante interactúa. Debes estar listo para saludar a todos los visitantes con una sonrisa y una palabra amable y ayudarlos con todo lo que necesiten en la medida de lo posible. Entonces, las buenas habilidades interpersonales son una necesidad.
- Habilidades tecnológicas: En los viejos tiempos, las secretarias escribían mucho. Los tiempos han cambiado y también la tecnología, pero los asistentes de oficina aún pueden esperar pasar mucho tiempo delante de un teclado. En lugar de una máquina de escribir, tendrás que aprender a manejar una variedad de aplicaciones de software. Saber cómo hacer algo de soporte técnico ligero y cómo arreglar una impresora recalcitrante tampoco duele.
- Organización: los asistentes de oficina deben estar extremadamente organizados para hacer malabarismos con sus muchas tareas. Tendrá que ayudar a mantener a otras personas organizadas, también, desde mantener los calendarios hasta mantener la oficina ordenada.
- Habilidades para resolver problemas : la resolución de problemas o las habilidades de pensamiento crítico son importantes para cualquier asistente de oficina, ya que a menudo serás la persona a la que los demás acuden con preguntas o problemas.
Lista de habilidades de Office Assistant
A - G
- Soporte administrativo
- Contestar telefonos
- Equipo
- Facturación
- Calendarios
- Clerical
- Relaciones con el cliente
- Comunicación
- Computadora
- Coordinar las actividades de la oficina
- Correspondencia
- Servicio al cliente
- Entrada de datos
- Entregando correo
- Visitantes que dirigen
- Archivo Electrónico
- Sobresalir
- Reporte de gastos
- Presentación
- Flexible
- Reenviar llamadas telefónicas
- Amistoso
- Operaciones de recepción
- Saluda a los invitados
H - M
- Internet
- Interpersonal
- Correo
- Correspondencia
- Reuniones
- Toma de mensajes
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Manejo del dinero
N - S
- Responsabilidades en la oficína
- Equipo de oficina
- Inventario de suministros de oficina
- Material de oficina
- Apoyo administrativo
- Organización
- Papeleo
- Actitud positiva
- Habilidades para resolver problemas
- QuickBooks
- Confiabilidad
- Responda a las preguntas
- Enrutamiento de llamadas telefónicas
- Programación
- Selección y dirección de llamadas
- Envío
- Hojas de cálculo
- Tablero de conmutadores
T - Z
- Trabajo en equipo
- Tecnología
- Teléfono
- Gestión del tiempo
- Arreglos de viaje
- Mecanografía
- Comunicación verbal
- Bienvenidos visitantes
- Procesamiento de textos
- Comunicación escrita