Cómo escribir cartas de amonestación para el desempeño de los empleados
Las cartas de reprimenda son un componente importante en la documentación de un problema de desempeño del empleado para el empleado y el empleador.
Las cartas escritas de amonestación indican clara y específicamente el desempeño que debe mejorar y las consecuencias si el desempeño no mejora.
Las cartas de reprimenda generalmente siguen el entrenamiento verbal por parte de un supervisor. Con frecuencia van precedidos de una corrección verbal al empleado, llamada advertencia verbal o advertencia verbal formal, sobre el problema de rendimiento o problemas de rendimiento relacionados.
Sin embargo, dependiendo de la inmediatez y la gravedad del problema de rendimiento, la carta de amonestación podría iniciar la discusión sobre el rendimiento, pero esto es inusual.
Componentes de las cartas de amonestación
Las cartas de amonestación efectivas tienen estos componentes.
- Una declaración clara del problema o el problema de rendimiento que el empleado debe mejorar.
- La carta de reprimenda puede enumerar varios ejemplos de formas en que el empleado puede cambiar su desempeño para cumplir con las expectativas de desempeño . (Esto proporciona al empleado una imagen compartida o un significado compartido en torno a las expectativas del supervisor).
- El impacto del incumplimiento en el éxito del empleado y la organización. (Cómo el incumplimiento no está teniendo un impacto negativo en el lugar de trabajo).
- Si es relevante, un cronograma dentro del cual el desempeño del empleado debe mejorar.
- Si es relevante, una fecha de vencimiento o una fecha de finalización en cuyo momento, el supervisor volverá a evaluar el desempeño del empleado.
- Una declaración clara sobre las consecuencias que un empleado puede esperar si su desempeño no mejora como se describe en la carta de reprimenda.
- La firma del supervisor o el gerente del empleado.
- La firma del empleado cuyo desempeño es el foco de la carta de reprimenda. La carta generalmente contiene una declaración de que la firma del empleado representa que recibió la carta, no necesariamente que esté de acuerdo con su contenido.
- Una oportunidad para que el empleado objete, por escrito, el contenido de la carta de reprimenda. El empleado puede estar de acuerdo, en desacuerdo, expresar contrición, etc. Las refutaciones escritas por el empleado se adjuntan a las cartas originales de reprimenda.
Los siguientes son dos ejemplos de cartas formales de reprimenda. Úselos mientras desarrollas tus propias cartas de reprimenda.
Muestra de carta de amonestación
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De:
Fecha:
Re: Carta de reprimenda
Esta es una carta formal de reprimenda para notificarle que su desempeño no está cumpliendo los niveles de contribución esperados. En su trabajo como experto técnico para soporte al cliente, las expectativas de trabajo fueron desarrolladas por todo el grupo de expertos en soporte técnico y su gerente. Esto significa que son el estándar aceptado para el desempeño de cada experto en soporte técnico.
Estás fallando en realizar de las siguientes maneras.
- La cantidad de clientes que atiende en una semana es un 30% inferior al estándar que el resto de los expertos en soporte técnico se reúnen.
- El grado de dificultad de los problemas que elige responder es un 40% inferior al estándar que el resto del personal está logrando.
- El tiempo que los clientes pasan hablando por teléfono excede al resto del personal en un 25%.
Como puede ver, en las tres medidas de rendimiento más importantes para su trabajo, no está teniendo éxito. Su supervisor ha hablado con usted en numerosas ocasiones y recibió capacitación adicional. En consecuencia, creemos que no estás dispuesto a realizar. Esto está afectando adversamente la carga de trabajo del resto del personal técnico.
Necesitamos ver una mejora inmediata en las tres áreas de desempeño o acción disciplinaria adicional hasta e incluyendo la terminación del empleo.
Tenemos fe en que tienes la capacidad de mejorar. Necesitamos ver una mejora inmediata.
George Peterson
Supervisor
Marian Demark
Gerente de Recursos Humanos
Segunda carta de muestra de amonestación
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Fecha:
Re: Carta de reprimenda
El propósito de esta carta de reprimenda es notificarle formalmente que su asistencia está afectando negativamente su capacidad para completar su trabajo. Mientras que los empleados asalariados, exentos no están obligados a trabajar horas específicas, una semana laboral de cuarenta horas es estándar y esperada.
No se presentó al trabajo por lo menos un día a la semana desde que comenzó su nuevo trabajo y solo trabaja treinta y dos horas a la semana. Su gerente le ha informado de la disponibilidad de tiempo libre de FMLA para problemas médicos personales o familiares. También le ha preguntado si necesita un alojamiento para que pueda realizar su trabajo de manera efectiva.
Él ha sugerido que visite el departamento de Recursos Humanos para discutir estos temas y su asistencia. Usted ha rechazado las tres oportunidades que le ofrecimos para ayudarlo a mejorar este mal desempeño.
La realidad es que no puedes realizar tu trabajo en menos de cuarenta horas. Usted está perdiendo fechas límite para sus asignaciones de trabajo y su tardanza está afectando negativamente el trabajo de sus compañeros de trabajo del departamento de marketing. Faltan sus fechas límite como resultado de su incumplimiento.
Además, su trabajo no terminado cuando se asigna a sus compañeros de trabajo está sobrecargando sus cargas de trabajo ya que tienen trabajos que requieren cuarenta horas de trabajo a la semana. Esto es injusto y no toleraremos estos impactos negativos en el lugar de trabajo a partir de ahora.
Necesitamos ver una mejora inmediata en su asistencia o terminaremos su empleo . Esto significa que debe asistir al trabajo cinco días a la semana. Si no asiste al trabajo cinco días a la semana, no puede cumplir los objetivos para los que ha estado empleado.
Nuestras políticas estándar de tiempo libre remunerado le otorgan seis días de licencia pagada y dos días de ausencia personal que debe usar en el transcurso de un año. Debe solicitar días de vacaciones con anticipación.
Ya usó cuatro de sus días de enfermedad y todos sus días personales con sus ausencias actuales. No planeamos asignarle más tiempo. Esto lo deja con solo dos días de enfermedad y su tiempo de vacaciones pagas que debe solicitar con anticipación.
Si tiene una ausencia que excede su tiempo libre remunerado disponible, terminaremos su empleo. Esperamos que comprenda cuán cerca está de perder su trabajo. No recibirás más advertencias.
Saludos,
Mary Wilmont, Gerente
Thomas Credence, Director de Recursos Humanos
Vea un acuse de recibo de muestra para obtener orientación sobre cómo un empleado que recibe una amonestación tiene derecho a responder.
Ejemplos de cartas de amonestación
- Muestra de carta de reprimenda: Indiscreción de la administración
- Muestra de reprimenda escrita: asistencia
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